Поділитися
У більшості компаній документи внутрішнього обліку товарно-матеріальних цінностей створюють значне навантаження на бухгалтерські та профільні служби. Акти введення в експлуатацію, списання та переміщення вимагають від 3 до 10 підписів: членів комісії, директора, головного бухгалтера, відповідальних осіб за приймання та передачу. Навіть у невеликих компаніях обсяг таких документів становить десятки на квартал, у великих організаціях — сотні.
e-Docs Platform — це платформа, яка об’єднує команди та процеси в єдиному центрі управління документообігом. Платформа охоплює повний спектр корпоративних процесів: від бухгалтерського обліку та договірної діяльності до кадрового діловодства та закупівель, забезпечуючи безперервність роботи всієї організації.
Системні проблеми традиційного процесу
Типовий процес опрацювання документів матеріально – товарного обліку включає декілька послідовних етапів. Бухгалтер формує документ в обліковій системі, роздруковує його, після чого документ проходить послідовний збір підписів: члени комісії, відповідальні особи, головний бухгалтер, директор. Відсутність будь-якого підписанта на робочому місці зупиняє весь процес.
Результатом стає накопичення значних обсягів непідписаних документів. У практиці впровадження зустрічаються ситуації, коли документи залишаються непідписаними протягом тривалого періоду через зміну складу підписантів, відрядження, відпустки або звільнення співробітників.
Специфіка документів обліку ТМЦ
Документи обліку товарно-матеріальних цінностей мають принципову відмінність від інших категорій корпоративних документів. На відміну від договорів, де процедури погодження визначаються внутрішньою політикою компанії, або кадрових документів, де кожна організація встановлює власні правила опрацювання, бухгалтерські документи обліку ТМЦ регламентовані законодавством.
Акти введення в експлуатацію, списання та переміщення формуються за встановленими формами, затвердженими нормативними актами. Вимоги до складу підписантів та порядку оформлення чітко визначені. Ця стандартизація створює передумови для структурованого впровадження автоматизації.
Рішення на базі e-Docs Platform з інтеграцією з обліковими системами
e-Docs Platform забезпечує автоматизацію обліку товарно – матеріальних цінностей через інтеграцію з обліковою системою підприємства. Платформа виступає єдиним центром, де об’єднуються всі учасники процесу — від бухгалтерів до членів комісії та керівництва.
Процес функціонує наступним чином:
Бухгалтер створює документ в обліковій системі. Автоматично, без додаткових дій, документ передається в e-Docs Platform та надсилається на підписання відповідним особам відповідно до налаштованого маршруту — паралельно або послідовно.
Підписанти отримують сповіщення та можуть опрацювати документ через веб-інтерфейс або мобільний додаток у зручний час, незалежно від місця перебування. Платформа забезпечує повну прозорість процесу: на будь-якому етапі можна визначити поточний статус документа, перелік осіб, які вже підписали, та тих, у кого документ знаходиться на опрацюванні.
Універсальний механізм без перенaлаштування
В e-Docs Platform реалізовано універсальний механізм маршрутизації, який не потребує коригування під кожен окремий документ. Якщо сьогодні акт підписує один склад комісії, а завтра — інший, платформа автоматично адаптується до змін в організаційній структурі без необхідності перенaлlаштування процесів.
Платформа забезпечує гнучку побудову маршрутів підписання:
- Послідовне опрацювання — документ переходить до наступного підписанта лише після завершення попереднього етапу
- Паралельне опрацювання — документ одночасно надсилається групі осіб
- Комбіновані схеми — поєднання послідовних та паралельних етапів відповідно до вимог процесу
Система дозволяє встановлювати регламентні терміни на кожному етапі опрацювання з автоматичними нагадуваннями. Підписанти отримують нотифікації про наближення кінцевого терміну, що забезпечує дотримання встановлених строків без необхідності ручного контролю.
Автономний сценарій без інтеграції
e-Docs Platform підтримує впровадження і без інтеграції з обліковою системою. У цьому випадку бухгалтер завантажує документи безпосередньо в платформу та налаштовує маршрут підписання. Хоча цей підхід вимагає додаткових ручних операцій, платформа все одно суттєво прискорює процес та забезпечує контроль виконання.
За досвідом впровадження, навіть компанії, які спочатку не мали технічної можливості реалізувати інтеграцію, відзначали значне покращення ситуації з документообігом. Основною цінністю для них стала можливість гарантувати, що документи підписані, та зберігати їх у структурованому вигляді з повною історією опрацювання.
Досвід впровадження
У роздрібній мережі протягом трьох місяців було опрацьовано 4000 документів обліку товарно-матеріальних цінностей. Критично важливим виявився факт, що всі документи отримали необхідні підписи в установлені терміни, тоді як раніше значна частина документів залишалася непідписаною протягом тривалого періоду.
Компанії також відзначають скорочення фізичного обсягу паперового архіву, оскільки необхідність друкувати документи для збору підписів відпадає. Документи зберігаються в електронному вигляді з юридично значущими електронними підписами.
Технічні передумови впровадження
Реалізація автоматизації обліку товарно-матеріальних цінностей вимагає дотримання декількох умов:
- Використання форм документів, затверджених законодавством
- Визначення складу підписантів відповідно до вимог нормативних актів
- Налаштування інтеграції з обліковою системою (опціонально, але рекомендовано)
- Забезпечення підписантів кваліфікованим електронним підписом
Впровадження здійснюється у терміни від двох тижнів до двох місяців залежно від складності інтеграції з обліковою системою та кількості процесів, що підлягають автоматизації.
Юридичні аспекти
Відповідно до законодавства України про електронні довірчі послуги, кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис. Це забезпечує повну легітимність документів, підписаних через e-Docs Platform.
Платформа дозволяє налаштувати процес таким чином, щоб документ надходив на підписання наступному учаснику лише після завершення попереднього етапу. Наприклад, директор отримує документ на підпис тільки після того, як його підписали всі члени комісії та відповідальні особи. Така логіка виключає ситуації, коли документ підписується з порушенням встановленої послідовності.
Вплив на організацію роботи
Автоматизація обліку товарно-матеріальних цінностей впливає на організацію роботи декількох категорій співробітників:
Бухгалтерська служба отримує можливість зосередитися на аналітичних та облікових функціях замість координації процесу збору підписів. Підвищується прогнозованість термінів опрацювання документів, що критично для дотримання звітних періодів.
Підписанти опрацьовують документи без прив’язки до робочого місця та робочого часу. Це особливо актуально для керівників, які значну частину часу проводять у відрядженнях або на зустрічах.
Організація в цілому отримує структуровану базу документів з повною історією змін, що спрощує підготовку до перевірок та аудитів.
e-Docs Platform: єдиний центр управління документами компанії
Автоматизація обліку товарно – матеріальних цінностей — це лише один з напрямків, який охоплює e-Docs Platform. Платформа забезпечує комплексну автоматизацію всіх документоорієнтованих процесів компанії:
- Бухгалтерські документи та первинна документація
- Договірна діяльність та управління контрактами
- Закупівлі та тендерні процедури
- Кадрове діловодство
- Внутрішнє діловодство та розпорядча документація
Всі процеси об’єднані в єдиному просторі, що дозволяє компанії працювати як злагоджений організм. Документи з різних департаментів взаємодіють між собою, дані автоматично передаються між процесами, а керівництво отримує повну картину діяльності організації в режимі реального часу.
Така централізація забезпечує не просто автоматизацію окремих процесів, а комплексну трансформацію способу роботи компанії — від хаотичного паперового документообігу до організованої цифрової екосистеми, де кожен процес прозорий, контрольований та оптимізований.
Отримайте консультацію щодо автоматизації обліку ТМЦ у вашій компанії
Команда e-Docs має більше 15 років досвіду впровадження систем електронного документообігу в українських компаніях. Ми володіємо експертизою у специфіці національного законодавства, вимогах до оформлення первинних документів та практичних аспектах роботи бухгалтерських служб.
Для отримання детальної інформації про можливості автоматизації обліку товарно-матеріальних цінностей у вашій організації зв’яжіться з нашими фахівцями.
