Поділитися
Заява на відпустку, що тиждень їде поштою з філії до головного офісу. Наказ, який підписують, роздруковують і знову сканують. Журнал ознайомлень, де бракує половини підписів. Усе це — щоденна реальність паперового кадрового діловодства, якої можна позбутися. Електронні кадрові документи мають таку саму юридичну силу, як паперові, і дозволяють вести більшість HR-операцій без жодного аркуша. Розберемо, які саме документи можна перевести в електронний формат, як працюють онлайн-заяви, накази та ознайомлення і на що зважати, щоб усе було законно.
Які кадрові документи можна вести електронно
Після спрощення вимог до паперового дублювання у 2022 році компанії дістали змогу вести в електронному вигляді практично весь кадровий документообіг. Найпоширеніші документи, які переводять у цифру:
- Заяви працівників — на відпустку, відрядження, переведення, звільнення, надання довідок.
- Накази — про прийняття на роботу, переведення, відпустки, відрядження, заохочення, припинення трудових відносин.
- Документи ознайомлення — підтвердження, що працівник ознайомлений із наказом, посадовою інструкцією, внутрішнім регламентом.
- Кадрові довідки — з місця роботи, про доходи, для соціальних установ.
- Графіки — відпусток, змінності.
Це покриває переважну частину рутинних HR-операцій, які раніше створювали паперовий потік між підрозділами.
Як працює онлайн-заява працівника
Логіка проста й знімає всю «поштову» тяганину. Працівник заповнює заяву в системі з будь-якого місця — з комп’ютера або телефона. Документ автоматично йде встановленим маршрутом: керівник підрозділу, кадрова служба, за потреби — інші погоджувачі. Кожен учасник бачить заяву у своєму інтерфейсі, погоджує або повертає з коментарем, а працівник у реальному часі бачить статус. Після погодження на підставі заяви формується наказ. Увесь цикл, що раніше займав дні через пересилання паперів, проходить за години, а історія дій фіксується автоматично.
Накази: формування за шаблонами
Накази — найтиповіший кадровий документ, і саме тут шаблони дають найбільший виграш. Замість того щоб щоразу складати наказ із нуля, система формує його із затвердженого шаблону з автоматичним підтягуванням даних — прізвища працівника, посади, підрозділу, дат із довідників. Це виключає помилки введення реквізитів і пришвидшує підготовку. Кадровому фахівцю лишається перевірити документ і відправити на підписання, а не передруковувати ті самі формулювання вкотре.
Ознайомлення з наказом в електронній формі
Ознайомлення працівника з документами регулює стаття 29 Кодексу законів про працю, і його теж можна проводити електронно. Працівник отримує документ у системі та підтверджує ознайомлення — з фіксацією, хто і коли це зробив. Перевага перед паперовим журналом очевидна: неможливо «забути» підписати, всі підтвердження зберігаються централізовано, а під час перевірки чи спору легко довести факт і дату ознайомлення. Для компаній з мережею філій це знімає вічну проблему збору підписів по всіх підрозділах.
Юридична сила: на що зважати
Електронні кадрові документи рівноцінні паперовим за умови дотримання кількох вимог. Перше — належний електронний підпис: кваліфікований (КЕП) або удосконалений. Друге — правильне накладення підписів відповідно до нормативних вимог. Третє — дотримання строків зберігання документів, визначених законодавством. Правова основа закладена законами «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», а також нормами Кодексу законів про працю. За дотримання цих умов електронний наказ чи заява мають повну юридичну силу й приймаються контролюючими органами.
Поширені помилки під час переходу на електронне кадрове діловодство
Перша помилка -переводити кадрові документи в електронну форму без затвердженого внутрішнього порядку. До початку переходу варто визначити у відповідному положенні, які документи створюються в електронній формі, хто їх підписує, як працівники їх отримують і підтверджують ознайомлення, а також як документи реєструються та зберігаються.
Друга помилка – використовувати неналежний спосіб підписання. Скановане зображення підпису, позначка в системі або натискання кнопки самі по собі не є КЕП чи УЕП. Необхідний вид електронного підпису слід визначати залежно від документа та вимог законодавства. Для мінімізації юридичних ризиків доцільно використовувати кваліфікований електронний підпис.
Третя помилка – не враховувати строки та вимоги до зберігання. Електронні кадрові документи мають зберігатися протягом строків, установлених для відповідних видів документів, із забезпеченням їхньої цілісності, доступності, автентичності та можливості подальшого відтворення.
Четверта помилка – переводити в електронну форму лише окремі операції без перегляду всього процесу. Поєднання паперових та електронних етапів не є забороненим, але часто призводить до дублювання документів, ручного перенесення даних і втрати очікуваного ефекту. Найбільшу користь забезпечує наскрізний електронний процес – від створення та погодження документа до його підписання, ознайомлення працівника й архівного зберігання.
Паперовий і електронний процес: у чому різниця
Найнаочніше переваги видно в прямому порівнянні типового кадрового документа.
| Етап | Паперовий процес | Електронний процес |
| Подання | Заповнення вручну, передавання особисто чи поштою | Онлайн з будь-якого місця |
| Погодження | Обхід кабінетів або пересилання | Автоматичний маршрут із контролем строків |
| Підписання | Власноручно, на папері | Електронний підпис (КЕП / удосконалений) |
| Ознайомлення | Паперовий журнал, збір підписів | Підтвердження в системі з фіксацією дати |
| Зберігання | Архів папок, ризик втрати | Єдине сховище з пошуком і доступом за ролями |
| Пошук | Перебір папок | За реквізитами чи фрагментом тексту за секунди |
Різниця особливо відчутна в компаніях з мережею філій, де паперовий обмін розтягується на дні, а електронний — займає години.
Строки зберігання електронних кадрових документів
Перехід на електронний формат не скасовує обов’язку зберігати документи визначений час. Кадрові документи мають свої нормативні строки зберігання, і вони однакові незалежно від форми — паперової чи електронної. Тому система кадрового документообігу повинна забезпечувати надійне довготривале зберігання з можливістю в будь-який момент підтвердити цілісність документа й дійсність підпису. Це частина належного оформлення, без якої електронний документ втрачає доказову силу.
Як це працює в e-Docs.Platform
В e-Docs.Platform робота з кадровими документами організована як єдиний наскрізний процес. Працівники подають заяви онлайн, після чого документи автоматично спрямовуються за визначеними маршрутами погодження. Накази формуються за затвердженими шаблонами з автоматичним заповненням реквізитів.
Факт ознайомлення працівника з документом фіксується в системі із зазначенням ідентифікованого користувача, дати та часу виконання дії. Документи підписуються електронним підписом і зберігаються в єдиному захищеному середовищі з розмежуванням прав доступу та повною історією дій.
Пошук дає змогу швидко знаходити документи за їхніми реквізитами, видом, автором, датою або фрагментом тексту.
Докладніше про можливості автоматизації кадрових процесів – в основній статті про електронний кадровий документообіг.
Про що запитують експертів E-Docs
В електронній формі можна вести заяви працівників, накази, повідомлення, документи про ознайомлення, довідки, графіки відпусток і змінності, а також інші документи поточного кадрового діловодства. Можливість повної відмови від паперової форми потрібно визначати окремо для кожного виду документа з урахуванням вимог законодавства та строків його зберігання.
Так. Електронний наказ має юридичну силу, якщо він містить усі обов’язкові реквізити, належно підписаний, зареєстрований і зберігається відповідно до нормативних вимог. Для підписання кадрових наказів найбезпечніше використовувати кваліфікований електронний підпис, який має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис.
Працівник підписує заяву за допомогою кваліфікованого електронного підпису. Для підписання можна використовувати «Дія.Підпис» або КЕП, отриманий у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. Після підписання заява подається онлайн і спрямовується за встановленим маршрутом погодження.
Так. Стаття 29 Кодексу законів про працю України дозволяє ознайомлювати працівників із наказами, повідомленнями та іншими документами роботодавця через визначені у трудовому договорі засоби електронної комунікації з накладенням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису. Система повинна фіксувати особу працівника, документ, з яким він ознайомився, дату, час і результат відповідної дії. Це спрощує підтвердження факту ознайомлення під час внутрішнього контролю, перевірок або трудових спорів.
Так, його доцільно затвердити до початку повноцінного переходу на електронне кадрове діловодство.
Внутрішнє положення має визначати:
перелік документів, які ведуться в електронній формі;
порядок їх створення, погодження, підписання та реєстрації;
способи електронної взаємодії з працівниками;
види електронних підписів;
порядок підтвердження отримання документа та ознайомлення з ним;
права доступу;
строки й порядок зберігання документів.
Такий регламент зменшує юридичні й організаційні ризики та встановлює єдині правила роботи для роботодавця і працівників.
Висновки
Електронні кадрові документи дозволяють вести заяви, накази та ознайомлення без паперу, з повною юридичною силою й без пересилання документів між підрозділами. Головні умови — належний електронний підпис, правильне оформлення й дотримання строків зберігання. Платформа e-Docs реалізує цей процес на базі Microsoft 365, а команда E-Docs за 15 років і 90+ проєктів налаштовувала кадрове діловодство для найбільших українських компаній. Щоб перевести кадрові документи вашої компанії в електронний формат, зверніться до нашої команди за консультацією.
