Поділитися
Кадрова служба великої компанії тоне в паперах. За даними Deloitte, HR-фахівці витрачають близько 57% робочого часу на адміністративні завдання — заяви, накази, ознайомлення, відстеження строків. У компанії з тисячами співробітників і мережею філій це сотні документів щодня, і кожен — папір, що мандрує між містами. Кадровий електронний документообіг знімає цей тягар: документи створюються, погоджуються, підписуються й зберігаються без паперу. Розберемо, що це таке, які процеси охоплює, чи законні електронні кадрові документи в Україні та що дає автоматизація HR.
Що таке кадровий електронний документообіг
Кадровий електронний документообіг — це система, що дозволяє створювати, погоджувати, підписувати та зберігати кадрові документи в електронному вигляді, без паперового дублювання. На відміну від розрізнених інструментів — пошти, сканів, паперових журналів — він об’єднує всі HR-документи в єдиний контур із маршрутами погодження, електронним підписом і повною історією дій.
Ключова відмінність від простого зберігання сканів у тому, що кожен документ стає структурованим записом із реквізитами, статусом і маршрутом. Завдяки цьому кадрова служба бачить, на якому етапі кожна заява, хто має підписати наказ і де зберігається будь-який документ — без пошуку по папках і телефонних дзвінків між філіями.
Які процеси охоплює кадровий документообіг
Електронний формат закриває практично весь спектр рутинних HR-операцій:
Заяви працівників — на відпустку, відрядження, переведення, звільнення, які подаються онлайн з будь-якого місця.
Накази — про прийняття, переведення, відпустки, відрядження, що формуються за шаблонами й підписуються електронно.
Ознайомлення — працівник підтверджує ознайомлення з наказом чи документом в електронній формі.
Онбординг і офбординг — оформлення прийому й звільнення за чек-листами, з нагадуваннями про випробувальний термін.
Кадрова звітність і довідки — формування типових документів за запитом.
Замість того щоб співробітник писав заяву на папері, надсилав поштою й чекав, поки документ дійде до потрібного відділу, увесь процес проходить в системі — швидко й прозоро, незалежно від того, де фізично перебуває людина.
Чи законні електронні кадрові документи в Україні
Так. Кадрові документи можуть створюватися, підписуватися, передаватися та зберігатися в електронній формі. Водночас документ повинен містити передбачені законодавством обов’язкові реквізити, бути належно підписаний і зберігатися відповідно до встановлених вимог.
Правові підстави для електронного кадрового документообігу передбачені, зокрема, такими актами:
* Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначає правовий статус електронного документа та загальні правила електронного документообігу;
* Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» регулює використання електронних підписів. Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис;
* стаття 29 Кодексу законів про працю України дозволяє ознайомлювати працівників із наказами, повідомленнями та іншими документами роботодавця за допомогою визначених у трудовому договорі засобів електронної комунікації з використанням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису;
* стаття 60-2 Кодексу законів про працю встановлює особливості обміну інформацією та документами під час дистанційної роботи;
* стаття 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» дозволяє роботодавцю та працівнику за взаємною згодою визначати альтернативні способи створення, надсилання і зберігання документів з питань трудових відносин та використовувати погоджені засоби електронної комунікації.
У жовтні 2022 року набрали чинності зміни до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України № 1886/5. Вони актуалізували вимоги до електронних підписів, оформлення електронних документів, створення паперових копій та архівного зберігання.
Отже, роботодавець може організувати кадрове діловодство переважно або повністю в електронній формі, якщо це не суперечить спеціальним вимогам щодо конкретного документа. Для цього необхідно визначити порядок електронної взаємодії з працівниками, використовувати належні електронні підписи, забезпечити підтвердження надсилання та ознайомлення, а також дотримуватися вимог щодо строків і формату зберігання документів.
Що дає автоматизація кадрових процесів
Ефект вимірюється і часом, і грошима. За даними McKinsey, організації, що автоматизували HR-процеси, скорочують час на адміністративні завдання приблизно на 40%, а автоматизований онбординг, за оцінками Deloitte, удвічі скорочує час виходу нового співробітника на продуктивність. Тенденція стійка: за даними PwC, близько 78% організацій планують збільшити інвестиції в автоматизацію HR до 2026 року. У проєктах E-Docs автоматизація кадрового діловодства дає підтверджені результати: зниження операційних витрат на персонал близько 40%, зростання продуктивності праці приблизно на 20%, скорочення витрат на ручне відстеження документів удвічі та зниження витрат, пов’язаних із плинністю кадрів. За цими цифрами — прості зміни: заяви не губляться, накази формуються за шаблонами, а кадрова служба звільняє час від паперової рутини для роботи з людьми.
Електронний підпис для кадрових документів
Юридична сила електронного кадрового документа залежить від правильного підпису. Для більшості кадрових документів використовується кваліфікований електронний підпис (КЕП) або удосконалений електронний підпис. Працівники можуть отримати й використовувати підпис через «Дію» або акредитовані центри сертифікації ключів, а роботодавець підписує накази зі свого боку. КЕП прирівнюється до власноручного підпису, тож електронний наказ чи заява, підписані належним чином, юридично рівноцінні паперовим. Детальніше про механіку підписання — у матеріалі про електронний підпис кадрових документів.
Віддалена робота й мережа філій
Саме там, де співробітники розподілені, кадровий електронний документообіг дає найбільший ефект. Працівник у будь-якому місті подає заяву й підписує документ онлайн, а кадрова служба головного офісу опрацьовує його без пересилання паперів. Для холдингів і компаній з мережею філій це означає стандартизацію HR-процесів: усі підрозділи працюють за єдиними маршрутами й шаблонами, а керівництво бачить цілісну картину кадрового діловодства. Мобільні застосунки дозволяють погодити й підписати документ із телефону, що знімає залежність від фізичної присутності в офісі.
З чого почати перехід на кадровий електронний документообіг
Перехід доцільно робити поетапно, а не «увімкнути все одразу». Перевірена послідовність виглядає так:
- Розробити внутрішній регламент. Перш ніж переходити на електронний формат, у компанії варто затвердити положення, яке описує порядок ведення, погодження, підписання та зберігання електронних кадрових документів. Це знімає більшість питань під час перевірок.
- Підготувати шаблони типових документів. Накази, заяви та довідки переводяться у шаблони з автозаповненням реквізитів — це база для швидкої роботи.
- Забезпечити працівників електронним підписом. Співробітники отримують КЕП або удосконалений підпис через «Дію» чи акредитовані центри, а роботодавець налаштовує підписання зі свого боку.
- Перевірити систему. Кадрова платформа має підтримувати електронні підписи, маршрути погодження й належне зберігання документів із дотриманням строків.
- Почати з найтиповіших процесів. Розумно стартувати з масових і простих операцій — наприклад, оформлення відпусток, — а далі поширювати електронний формат на прийом, переведення й решту процесів.
- Така послідовність дає швидкий результат на простих процесах і впевнений перехід без ризику для юридичної значущості документів.
Висновок
Кадровий електронний документообіг звільняє HR-службу від паперової рутини, прискорює процеси й забезпечує юридично значуще діловодство без паперу — що особливо цінно для компаній з мережею філій і віддаленими співробітниками. Українське законодавство це повністю дозволяє, а ефект вимірюється і часом, і витратами. Якщо ви оцінюєте перехід, наступний логічний крок — розібратися в деталях: які саме кадрові документи переводять у цифру та як автоматизувати онбординг. Про це ми докладно пишемо в матеріалах про електронні кадрові документи й автоматизацію онбордингу.
